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Mesure d’audience
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Contenus vidéo intégrés
YouTube. Sans accord, un espace de remplacement est affiché à la place de la vidéo.
Vous êtes la première personne que le patient voit en entrant, et la première voix qu’il entend au téléphone. Vous tenez l’accueil, les agendas et la communication avec les dentistes qui nous adressent leurs patients.
La réception ne se limite pas à un comptoir : elle tient le planning de la journée clinique, absorbe les imprévus et fait le lien entre les patients, les praticiens et les cabinets qui nous adressent.
Vous travaillez sur un site, mais vous prenez aussi les appels des autres — nos cinq cabinets partagent une même centrale téléphonique.
Vos missions
Accueil et téléphone
Accueillir les patients à leur arrivée et enregistrer leur présence.
Prendre et gérer les appels de votre site comme des autres cabinets.
Fixer les rendez-vous selon le planning de chaque praticien.
Traiter les demandes reçues en ligne, via l’agenda Doctena et nos différentes adresses e-mail.
Gérer les rendez-vous non honorés et les rappels de suivi : rappeler, éditer les courriers, reprogrammer.
Annuler et replanifier les rendez-vous en cas d’absence d’un praticien.
Tenir la salle d’attente et l’espace d’accueil.
Journée clinique
Envoyer à l’équipe du jour et aux praticiens les informations de la journée à venir.
Suivre le flux des patients tout au long de la journée et signaler les retards avant qu’ils ne s’accumulent.
Assurer la gestion de la caisse et la petite facturation.
Imprimer les ordonnances et remettre les documents en main propre.
Gérer le courrier entrant et sortant, et le classement des dossiers.
Ouvrir et fermer la réception.
Aider au positionnement d’un patient pour une radiographie, en renfort des assistantes.
Médecins-référents
Préparer et envoyer, sur instruction du praticien, les comptes rendus et l’imagerie aux dentistes qui nous ont adressé leurs patients.
Assurer le suivi téléphonique et documentaire avec ces confrères.
Transmettre les demandes d’extraction accompagnées des radiographies, et convenir des rendez-vous avec le praticien partenaire.
Confidentialité et protection des données
Vérifier l’exactitude et l’exhaustivité du formulaire d’anamnèse avant de le transmettre au praticien.
Appliquer la procédure d’accueil des visiteurs : registre, badge, contrôle des accès.
Verrouiller votre poste dès que vous le quittez, et ne laisser aucun document apparent sur le comptoir.
Retirer immédiatement du photocopieur tout document imprimé.
S’adresser au patient avec discrétion, et le recevoir à l’écart lorsqu’une situation le demande.
Utiliser le canal sécurisé pour toute transmission de données personnelles au patient.
Qualité
Encourager les patients à donner leur avis via nos outils de satisfaction.
Signaler les risques et dysfonctionnements, et participer aux actions correctives.
Connaître et appliquer les procédures propres à la réception — le cabinet est certifié ISO 9001:2015.
Le profil que nous cherchons
Ce qui est attendu
Une première expérience en accueil, secrétariat médical ou relation client.
Français courant, et au moins une deuxième langue parmi le luxembourgeois, l’allemand, l’anglais et le portugais.
Capacité à mener plusieurs choses de front sans en perdre une : téléphone, comptoir et planning avancent en même temps.
Tact et fermeté : un planning tenu suppose de savoir dire non, aimablement.
Aisance avec les outils informatiques et l’agenda en ligne.
Ce qui compte en plus
La connaissance d’Orthotrac, de Medicus ou de Doctena.
Une expérience en cabinet dentaire ou médical.
Le goût de la coordination : le poste peut évoluer vers la responsabilité du secteur accueil.
Aucun de ces points n’est éliminatoire. Une candidature qui n’en coche aucun mais qui nous parle sera lue avec
la même attention.
Le Cone Beam (CBCT), la panoramique et la téléradiographie sont des examens irradiants. Ils sont réalisés
uniquement sur prescription d’un dentiste ou d’un médecin, qui définit la zone à explorer.
Sortie de parcours
Cet examen n’est réalisable que sur prescription.
Parlez-en à votre dentiste traitant ou à votre médecin : c’est lui qui détermine si un examen d’imagerie
est nécessaire, lequel, et sur quelle zone. Il vous remet alors une prescription.
Agenda Doctena — nouvelle fenêtre. Par téléphone : Lun–Ven 8h30–18h00.
Urgence vitale
Appelez immédiatement le 112
Traumatisme important, saignement qui ne s’arrête pas, gonflement du visage, difficulté à respirer ou à
avaler, douleur intense qui ne peut pas attendre.
Aucun créneau ni formulaire n’est proposé pour ces situations : seul un échange direct permet de vous
prendre en charge sans délai.
